LGPD – CUIDADOS COM DOCUMENTOS FÍSICOS E DIGITAIS

<![CDATA[Com a LPGD em vigor, você sabe como fica o gerenciamento de dados e documentos físicos e digitais?
As novas mudanças têm impactado diretamente a maneira como as empresas gerenciam as informações e armazenam os documentos.
Por isso, é fundamental adequar processos internos e, para abordar o assunto, nós da Gaffa Contabilidade preparamos este artigo. Confira!

O que é a LGPD e como define o gerenciamento de documentos físicos e digitais

A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, já entrou em vigor, e multas para as empresas que descumprirem essa nova legislação já podem ser aplicadas agora a partir do mês de agosto.
Porém, do que ela trata exatamente? Ela discorre sobre a proteção de dados pessoais e a privacidade dos cidadãos, para garantir que todos tenham acesso à utilização de suas informações por parte das empresas.
Além disso, aborda sobre o gerenciamento de documentos físicos e digitais e divide os dados em dois grupos: dados pessoais e dados pessoais sensíveis, os quais são definidos, respectivamente, por informações da pessoa natural identificada e dado pessoal sobre etnia, religião, orientação sexual, etc.
Assim, essa legislação visa ao cuidado com documentos, sejam físicos ou digitais, garantindo a proteção dos direitos dos indivíduos e como uma maneira de fiscalizar a maneira que as empresas utilizam essas informações em seus negócios.
Também, o modo como é feito o tratamento de dados pessoais de alguém, ou seja, desde o processo de coleta, classificação, acesso, utilização até armazenamento ou seu descarte.
Isso ajuda a garantir a segurança do titular, ou seja, a pessoa que passou suas informações à determinada empresa, além de evitar que documentos sejam fraudados.
Por isso, muitas empresas procuram terceirizar esse serviço de gerenciamento, contratando outra empresa para ficar responsável pelo tratamento dessas informações.
Leia, também: LGPD – atuação da contabilidade

O impacto da lei nas empresas

A LGPD impacta diretamente no gerenciamento de dados de uma empresa, pois pode gerar multas caso ela não esteja de acordo com as obrigações, podendo responder judicialmente caso haja alguma fraude ou algum vazamento de informações de terceiros.
Afinal, as empresas precisam garantir processos que forneçam segurança e mantenham de maneira confidencial tudo aquilo que for coletado do titular, seja RG, CPF, endereço, cor, sexo, entre outros.
Além disso, também é de responsabilidade das corporações que as pessoas que tenham fornecido seus dados, tenham o direito ao anonimato, podendo também solicitar que alguma informação seja excluída, caso não queira compartilhá-la como é o caso, por exemplo, de religião ou etnia.
Outro impacto também acontece na maneira como a documentação é descartada, sendo obrigação das instituições o descarte correto, seja de documentos físicos e digitais, para que nenhuma informação seja acessada sem autorização e para não correr o risco de pararem em mãos erradas.
É por isso que muitas empresas contam uma assessoria legal, fiscal e judicial, como a que nós da Gaffa Contabilidade oferecemos, para ajudar a estar dentro da lei e a cumprir todas as normas exigidas sobre esses fatores.

INVENTÁRIO DE DADOS E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

Para que o gerenciamento dos documentos físicos e digitais esteja de acordo com a lei, é preciso elaborar um inventário, também chamado de mapeamento de dados (ou data mapping, em inglês).
Nele, algumas informações precisam estar presentes, como:

  • as ferramentas e as plataformas que são utilizadas para fazer o armazenamento dos dados;
  • os processos que são realizados para que a coleta das informações seja efetuada;
  • o que for armazenado dos titulares, ou seja, uma base das pessoas que fornecem os dados;
  • a empresa terceirizada contratada para coletar, tratar, processar e armazenar as informações, além dos métodos utilizados para isso.

Essa é uma maneira da empresa conseguir diagnosticar como está a segurança dessas informações e garantir a privacidade das pessoas, sejam colaboradores, fornecedores, parceiros ou clientes.
Com tudo registrado, será preciso fazer um relatório de conformidade, sendo muito importante caso haja uma auditoria na empresa.
Além disso, é preciso que a corporação defina um prazo para a utilização dos documentos, sejam digitais ou físicos, determinando se, ao final do seu ciclo de uso, ele será descartado ou arquivado, e isso precisa ficar bem claro.
Portanto, dados físicos precisam ser muito bem armazenados, em locais seguros e vigiados, para que não ocorram problemas de furto ou perda, além de terem sua integridade garantida.
Também, dados digitais precisam estar bem guardados em nuvens, protegidos com senhas, para que somente pessoas autorizadas tenham acesso.
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imagem: freepik.com

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